Beschrijving
Van Koningsbergen komt voor VGZ graag in contact met een directiesecretaresse / managementassistente a.i.
De Managementsecretaresse komt op verschillende plaatsen in de organisatie voor t.b.v. de ondersteuning van vooral managers van een bedrijfsonderdeel. Het gaat hierbij om het verzorgen van o.a. agendabeheer, communicatie, correspondentie, vergaderingen voorbereiden en notuleren, coördinatie van (management)rapportages, informatieverwerking en –beheer, ontvangen van bezoekers, de organisatie van bijeenkomsten en workshops, en/of specifieke ondersteunende werkzaamheden in het kader van voorlichting en relatiebeheer. Het betreft werkzaamheden waarbij regelmatig nieuwe en afwijkende problemen voorkomen en waarbij situaties zelfstandig moeten worden geïnterpreteerd en opgelost. Er worden keuzes met betrekking tot de werkwijze en prioriteitstelling voor zichzelf en eventueel anderen gemaakt en bewaakt. De gevarieerde verschillende contacten zijn gericht op samenwerking en vereisen eventueel het verkrijgen van begrip en/of het wekken van belangstelling. De functie is gekwalificeerd als integriteitsgevoelig.
Doel van de functie
De Managementsecretaresse is verantwoordelijk voor een adequate secretariële, organisatorische en gedeeltelijk inhoudelijke ondersteuning van managers van afdelingen. Ondersteuning directeur (pakt ook veel zelfstandig op). Ondersteuning leiders Zorgbeleid en Innovatie (5x, incl. directeur) en Strategisch Alliantie Managers (4x).
Taken:
Overlegmomenten realiseren (zowel binnen VGZ als met externe partijen, waaronder bestuurlijke overleggen met zorginstellingen) Informatie verstrekken. Werkprocessen faciliteren/verbeteren: bijv. ondersteuning bij werven nieuwe medewerkers, onboarding, etc.
Overige werkzaamheden: locaties regelen, teamdagen organiseren, opvolgen deadlines, etc.
Competenties / vaardigheden:
- Kennis van respectievelijk inzicht in de organisatie, de daarin opererende “key-managers”, de interne (in-) formele verhoudingen, de plaatsvindende bedrijfsprocessen, de verhouding tot externe organisaties, instellingen en personen.
- Kennis van en gevoel voor organisatorische verhoudingen (het kunnen signaleren en anticiperen en bij het omgaan met gevoelige informatie over lopende zaken, (voorgenomen) besluiten e.d.
- Kennis van de relevante wettelijke en interne regelingen binnen het werkgebied.
- Kennis van de administratieve procedures en processen binnen het werkgebied.
- Kennis van de toepassing van relevante applicaties en automatiseringspakketten.
- 5 jaar werkervaring in vergelijkbare functie.
- Initiatiefrijk en zelfstartend.
Start: 19 september 2022
Einde: 1 april 2023
Uren: 30 per week